Ralf Ajalin Oy
Projektinhallinnalla näkymä liiketoiminnan ennustamiseen
Sukupolvenvaihdoksen jälkeen Ralf Ajalin Oy siirtyi paikallisesta maanrakennusliikkeestä eteläsuomalaiseksi pääurakoitsijaksi. Projektit kasvoivat muutoksen myötä nopeasti, jolloin yrityksessä huomattiin tarve aikaisempaa tarkemmalle projektinhallinnalle. Projektinhallinta toi kaivatut silmälasit tekemisen tarkasteluun ja mahdollisti kannattavan liiketoiminnan.
Yritys
Ralf Ajalin Oy on vuonna 1977 perustettu taitorakenteiden ja kunnallistekniikan infra-alan yritys. Yrityksen liikevaihto vuonna 2019 oli noin 25M€ ja henkilöstöä on 50 henkilöä.
Palvelu ja ohjelmisto
Rantalainen tuottaa kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä palkanlaskennan palvelut ja Talouspäällikkö-palvelun. Kirjanpidon ohjelmistona käytössä on Lemonsoft ja raportoinnin työkaluna Rantalainen BI.
Haaste
Siirtyminen aliurakoitsijasta pääurakoitsijaksi ja liiketoiminnan nopea kasvu loi tarpeen yksityiskohtaisemmalle projektien hallinnalle. Rinnalle tarvittiin toimija, joka mahdollisti tarkan projektihallinnan.
Ratkaisu
Rantalainen valikoitui kumppaniksi vahvan projekti- ja ohjelmisto-osaamisensa kautta. Toiminnan auditoinnin jälkeen valittiin toimivin ohjelmisto projektinhallinnan tueksi.
Paikallisesta maanrakennusliikkeestä eteläsuomalaiseksi pääurakoitsijaksi
Ralf Ajalin Oy aloitti toimintansa vuonna 1977 paikallisena kaivinkoneurakoitsijana. Nykyisin yritys toimii infra-alan pääurakoitsijana, rakentaen taitorakenteita kuten siltoja, rautateitä, tunneleita ja kunnallistekniikkaa. Liiketoimintaan sisältyy myös maa-aineksen, kuten kalliomurskeiden ja multatuotteiden valmistaminen ja myynti. Omana operaationaan pääkaupunkiseudulla toimii Etelä-Suomen suurin mullantuottaja Pihamaa-brändi, joka valmistaa kasvualustoja muille alan toimijoille. Vuonna 2012 sukupolvenvaihdoksen myötä liiketoimintaa alettiin laajentamaan. Kasvu toi mukanaan omat haasteensa kasvaneiden projektien seurannalle.
Juostaan lujaa, mutta myös oikeaan suuntaan
Siirtyminen paikallisesta aliurakoitsijasta eteläsuomalaiseksi pääurakoitsijaksi, korosti toiminnassa tarvetta projektinhallinnalle. Aikaisemmin projektien dokumentointi tapahtui erillisissä exceleissä, jolloin projektien seuraaminen ja peilaaminen ennusteisiin oli käytännössä mahdotonta.
”Dokumentointi erinäisissä exceleissä ja pilvipalveluissa oli sekavaa ja tarvitsemamme tieto projekteista oli vaikeasti saatavilla. Emme myöskään järjestelmän puolesta saaneet ostolaskuja jyvitettyä projektin eri vaiheille, joka toi haasteita työmaapäälliköillemme yksittäisten projektin vaiheiden ennustamiseen. Olimme käytännössä kuin ravihevosia, joilla laput olivat silmien edessä. Juoksimme lujaa, mutta suunnasta ei ollut kellään tarkkaa tietoa. Tarvitsimme yksinkertaisesti silmälasit siihen, miten projekteillamme menee ja projektinhallinta mahdollisti sen.” Ralf Ajalinin toimitusjohtaja Tommi Knaapinen kertoo.
Näkymä tulevaisuuteen auttaa tasaamaan tulosta
Liiketoiminnan kasvu lisäsi tarvittavan dokumentoinnin määrää, mutta samalla projektinhallinnan kautta se tuo työkalun käynnissä olevien projektien tarkasteluun ja peilaamisen tehtyihin ennusteisiin.
”Vaikka projektinhallinnan kautta tarvittavan dokumentoinnin määrä kasvoi, oli henkilöstömme innolla muutoksessa mukana. He tiesivät saavansa silmälasit omien projektiensa avuksi. Aikaisemmin näkyvyyttä ei ollut ja totesimme jälkikäteen, onnistuimmeko projekteissamme. Nykyisellä projektinhallinnan mallilla saamme laskuja kohdistaessa projektien eri vaiheille heti palautetta siitä mikä yksittäisen projektin tila on ja miten se peilautuu ennusteeseen. Mielestäni projektinhallinnan kautta tehtävä dokumentointi on minimivaatimus sille, että ylipäätään voidaan rakentaa jotakin. Meille on tärkeää, että olemme yrityksenä kannattava ja vakavarainen, näin voimme olla luotettava palkanmaksaja, materiaalin toimittaja sekä kumppani aliurakoitsijoillemme. Siihen päästäkseen on oltava systematiikka toiminnassa. Projektinhallinnalla voimme osoittaa olevamme sanojemme mittaisia myös sertifiointien kautta, sillä meiltä auditoidaan jokainen projekti laadun toteen näyttämiseksi.” Knaapinen toteaa.
”Projektitaloille on melko tyypillistä, että liikevaihto ja kannattavuus vaihtelevat, jos tuloutus on tehty valmistumisen kautta. Me saimme projektinhallinnan kautta tasattua kolmivuotiskauden liikevaihdon ja kannattavuuden, joka taas auttaa julkisenhallinnon alla toimimisessa. Siellä puolella on tiettyjä vaatimuksia niin laadusta, referensseistä kuin taloudestakin. Osatuloutus vakauttaa meillä sekä liiketoiminnan että tuloksen yli syklien. Projektinhallinta on vaikuttanut meillä radikaalisti yksittäisen projektin ennustettavuuteen. Voisimme tehdä osatuloutuksen joka päivä niin halutessamme. Aikaisemmin meillä ei ollut mahdollista tehdä edes jälkilaskentaa riittävällä tarkkuudella. Jälkikäteen ajateltuna oltaisiin voitu hypätä fillarin satulaan aikaisemminkin, eikä vain juosta sen vieressä.” Knaapinen naurahtaa.
”Rantalainen BI-raportointityökalu on ollut myös meillä lukujen seuraamiseen toimiva ratkaisu. Lukujen visuaalinen näkymä auttaa hahmottamaan takaumatietojen tulkitsemista ja poimimaan sieltä keskeisimmät asiat.” Knaapinen vielä lisää.
”Olimme käytännössä kuin ravihevosia, joilla laput olivat silmien edessä. Juoksimme lujaa, mutta suunnasta ei ollut kellään tarkkaa tietoa. Tarvitsimme yksinkertaisesti silmälasit siihen, miten projekteillamme menee ja projektinhallinta mahdollisti sen.”
–Tommi Knaapinen, toimitusjohtaja, Ralf Ajalin Oy
Luotettavuus keskeisenä arvona
Luotettavuus nousee yhteistyössä Rantalaisen kanssa luonnollisesti tärkeään rooliin. Se on samalla myös Ralf Ajalin Oy:lla yrityksen yksi pääarvoista.
”Rantalainen on toimijana luotettava ja yhteistyömme kautta voin varmistua siitä, että vaikka tapahtuisi henkilömuutoksia eivät toiminnot keskeydy ja kirjanpidot on tehty oikein sekä ajallaan. Sisäisesti olen meillä käyttänyt esimerkkinä sitä, että se mitä tarjoamme henkilöstöllemme, asiakkaillemme ja kumppaneillemme on lopulta hyvät yöunet luotettavuuden kautta. Taloushallinnon yhteistyöstämme puhuttaessa tiedän, että minä voin nukkua yöni rauhassa, sillä Rantalaisella on se puoli hallussa.” Knaapinen kiteyttää.
Katso Projektinhallinta -webinaarimme
