Hevosopisto Oy
Perusteellisen prosessikartoituksen kautta kohti nykyaikaista taloushallintoa
Kun Hevosopisto Oy:n toimitusjohtaja vaihtui, niin tehtävään astunut Pauliina Mansikkamäki havaitsi, että taloushallinnon prosesseissa oli huomattavasti kehittämisen varaa.
Yritys
Hevosopisto Oy ylläpitää Suomen suurinta hevosalan oppilaitosta, Ypäjän hevosopistoa. Lisäksi Hevosopisto ylläpitää hevosurheilun valtakunnallista valmennuskeskusta. Liikevaihto vuonna 2019 oli 7,91 M€.
Palvelu ja ohjelmisto
Hevosopiston ulkoistettua taloushallintonsa Rantalaiselle kirjanpidon ja palkkahallinnon osalta, otettiin käyttöön myös Netvisor. Yhteistyökokonaisuus sisältää myynti- ja ostoreskontran, HR:n, kirjanpidon ja erilaisia asiantuntijapalveluiden osa-alueita.
Haaste
Hevosopiston taloushallinto oli hidasta ja työlästä, ja nopea reagointi oli jäljessä laahaavan raportoinnin vuoksi mahdotonta.
Ratkaisu
Hevosopisto ulkoisti taloushallintonsa kokonaisvaltaisesti Rantalaiselle. Ulkoistuksella mahdollistettiin taloushallinnon prosessien kehittäminen.
Taloushallinnon ulkoistaminen prosessina
”Vanhana valtion tulosyksikkönä meille oli jäänyt joitakin julkisen sektorin toimintamalleja, ja lisäksi meillä oli pienen organisaatiokoon vuoksi joitakin vaarallisia työyhdistelmiä, joita kuitenkin oli vaikea purkaa”, Mansikkamäki kertoo.
Taloushallinnon läpinäkyvyydessä ja tehokkuudessa oli myös haasteita. Talousraportti saattoi toimitusjohtajalle päätyessään olla jo viisikin kuukautta vanha.
”Etenkin, kun elimme talouden sopeuttamisen aikaa, oli tilanne täysin kestämätön”, Mansikkamäki kertaa.
Haasteiden perusteella Hevosopistolle alettiin etsiä kumppania taloushallinnon palveluihin.
”Kun lähdimme kartoittamaan taloushallinnon kumppania ulkoistaaksemme palvelut, sai Rantalainen kehuja tutuiltamme. Jo ensimmäisissä tapaamisissa jäi tunne, että minua ymmärretään – mutta myös se ajatus, että kun Rantalainen ammattilaisena hoitaa taloushallinnon palvelumme, voin itse keskittyä omaan työhöni”, muistelee Mansikkamäki.
Prosessikartoituksella tunnistettiin ongelmakohdat
Yhteistyön alussa Rantalainen teki Hevosopistolle perusteellisen prosessikartoituksen ja toimivuuden arvioinnin kuvaamalla roolitukset, sekä selvittämällä miten tositteet kulkevat organisaatiossa tällä hetkellä. Prosessikartoituksen avulla pystyttiin tunnistamaan toiminnan kannalta ne ongelmakohdat, joissa saattaa tulla virheitä tai viivytyksiä.
”Piirsimme ylös sen, kuka vastaa mistäkin tehtävästä, sekä sen, miten meillä laskut ja muut dokumentit liikkuvat”, Mansikkamäki kertoo.
”Suurin havainto oli se, että olimme keskittyneet jokainen omaan tekemiseemme ja tehtäviimme, jotka ajan saatossa olivat muotoutuneet. Kukaan ei huomioinut kokonaiskuvaa. Myös näkemys modernista, toimivasta, läpinäkyvästä ja reaaliaikaisesta taloushallinnosta puuttui. Näin ollen emme myöskään ymmärtäneet, miten paljon esimerkiksi tiedolla johtaminen voisi auttaa päätöksenteossa.”
”Rantalainen on toiminut luottopelaajanamme toimiessaan neuvonantajan roolissa. Olen asiakkaana kokenut, että minua arvostetaan ja kunnioitetaan vaikeissakin tilanteissa.”
–Pauliina Mansikkamäki, toimitusjohtaja, Hevosopisto Oy
Rantalainen Hevosopiston ”luottopelaajana”
Rantalainen on Hevosopiston tukena monella saralla taloushallinnossa – myynti- ja ostoreskontrassa, HR-asioissa, kirjanpidossa ja tilinpäätöksissä. Lisäksi Rantalainen konsultoi Hevosopistoa toiminnan ja hallintoprosessien kehittämisessä.
Tärkeimmäksi yhteistyökumppanin ominaisuudeksi Mansikkamäki nimeää Rantalaisen asiantuntijuuden ja tuen muutoksen läpiviemisessä.
”Rantalainen on toiminut luottopelaajanamme toimiessaan neuvonantajan roolissa”, Mansikkamäki kertoo.
”Olen asiakkaana kokenut, että minua arvostetaan ja kunnioitetaan vaikeissakin tilanteissa. Rantalaisen ote on ollut sparraava, ja on tuntunut, että teemme yhdessä työtä asioiden eteenpäinviemiseksi ja kehittämiseksi.”
Tiedolla johtamiselle kovat tavoitteet
Taloushallinnon prosessien kehittymisen myötä Hevosopistolla on päästy tunteisiin ja epäviralliseen valtaan perustuvasta päätöksenteosta kohti realiteetteihin pohjautuvaa tiedolla johtamista.
”Strategisen päätöksenteon tukena tällä on iso merkitys. Olemme voineet siirtyä taloushallinnon reaaliaikaisuuden ja prosessien hioutumisen kautta siihen, että tunnepitoisiakin päätöksiä pystytään analysoimaan rationaalisesti. Tieto ja luvut ovat päätöksenteon tukena”, Mansikkamäki kertoo.
Seuraavaksi Hevosopistolla halutaan viedä päälliköille ja esimiehille saataviksi oikeat mittarit, joita he voivat seurata ja käyttää päätöksenteon tukena. Tällöin tiedolla johtaminen saadaan vietyä organisaatiossa seuraavalle tasolle, päivittäiseen toimintaan.
