Rahtarit Ry

Rahtarit Ry:n taloudenhoitaja Jaana Kettunen arvostaa tilitoimistossa osaamista ja ajantasaista tietoa. Hänestä on tärkeää, että tilitoimisto kouluttaa jatkuvasti henkilökuntaansa niin, että asiakas voi luottaa heidän tietoihinsa ja osaamiseensa.

Haaste

Rahtarit Ry:n pitkäaikainen kirjanpitäjä jäi eläkkeelle ja järjestö tarvitsi uuden kirjanpitäjän. Rahtareilla oli tilitoimiston valinnassa useita kriteerejä: paikallisuus, asiantunteva palvelu ja kokemus isoista järjestöasiakkaista. Tilitoimistolta odotettiin myös riittävää varahenkilöjärjestelmää.

Ratkaisu

Rantalaisesta Rahtarit saivat taloushallinnon kumppanin, joka on tarpeeksi iso, asiantunteva ja pystyy tarjoamaan kirjanpitäjälle varahenkilön kaikissa tilanteissa. Lisäksi järjestön taloushallinota kehitettiin ottamalla käyttöön sähköisen taloushallinnon ominaisuuksia.

Rahtarit Ry halusi vertaisensa tilitoimistokumppanin

Rahtareiden toimistosihteeri ja taloudenhoitaja Jaana Kettunen arvostaa sitä, että tilitoimiston asiantuntijat ovat helposti tavoitettavissa ja heiltä saa apua nopeasti.

Rahtarit Ry on raskaan kaluston ammattikuljettajien ja kuljetusalan yrittäjien valtakunnallinen koulutus- ja vapaa-ajan järjestö. Se toimii ammattikuljettajia yhdistävänä ja ammatin arvostusta parantavana yhteisönä. Yhdistyksen toimipisteet sijaitsevat Mäntsälässä ja Tampereella.

Järjestö ulkoisti kirjanpidon ja palkanlaskennan Rantalaiselle pari vuotta sitten, kun sen pitkäaikainen kirjanpitäjä jäi eläkkeelle. Samalla Kettunen nimitettiin yhdistyksen taloudenhoitajaksi.

Ratkaisevia kriteereitä Rahtareiden tilitoimiston valinnassa olivat paikallisuus, asiantunteva palvelu ja kokemus isoista järjestöasiakkaista. Myös tilitoimiston koolla oli merkitystä. Etusijalla olivat pientä suuremmat tilitoimistot, joissa on riittävä varamiesjärjestelmä.

Rantalaisen hinnoittelua Kettunen piti kohtuullisena ja selkeänä. Tarjouksesta oli helppo selvittää, mitä eri palvelut maksavat.

”Tilitoimistoyhteistyössä on tärkeää, että asiantuntijat ovat helposti tavoitettavissa ja heiltä saa apua nopeasti.” – Taloudenhoitaja Jaana Kettunen

Raportointi parani

Rahtarit aloitti taloushallintonsa sähköistämisen vuodenvaihteessa 2016−2017 siirtymällä ostolaskujen sähköiseen kierrätykseen.

Kettusen mielestä ostolaskujen sähköistäminen sujui jouhevasti. Erityiskiitoksen Kettunen antaa Rantalaisen kirjanpitäjä Anu Aallolle Orimattilassa. Hän ratkaisi ohjelman käyttöönottoon liittyneet ongelmat nopeasti niiden laadusta rippumatta.

Kettusen mukaan sähköistäminen on nopeuttanut ostolaskujen kiertoa. Myös talouden seuranta on helpottunut.

– Raportit saadaan ajantasaisina sekä entistä monipuolisempina ja selkeimpinä suoraan hallitukselle. Kokouksissa ostolaskut voidaan tarvittaessa selvittää näytöllä, kun ne piti ennen kaivaa mapeista.

Rahtareiden myyntilaskutus on pääasiassa jäsenlaskutusta, joka hoidetaan Rahtareiden jäsenpalvelutoimistolta Tampereelta. Rahtareilla on lähes 29 000 jäsentä. Myynneistä toimitetaan kuukausittain sähköpostilla kooste tilitoimistoon tositeliitteineen.

Rahtarit otti vastikään matkalaskujen teossa käyttöön älypuhelimissa toimivan eTasku-mobiilisovelluksen. Sillä tehdyt matkalaskut menevät hyväksynnän jälkeen suoraan palkanlaskijalle Rantalaisella.

www.rahtarit.fi

(Julkaistu 20.4.2017, kuvassa Rahtarit järjestön SM-ajotaitokisoissa)

Tietoisku

29 000

Jäsentä

5 %

Jäsenistä naisia

7

Työntekijää