Perinteisesti on ajateltu, että tilitoimisto hoitaa yrityksen kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran ja palkanlaskennan, sekä tukee yritystä talouteen liittyvissä kysymyksissä. Nykyisin yhä useampi Pk-yritys haluaa tilitoimistoltaan tukea myös henkilöstöhallinnon asioissa, koska henkilöstöhallinto ja palkanlaskenta liittyvät olennaisesti toisiinsa.
Viime keväänä julkaistusta Taloushallintoliiton tekemästä tutkimuksesta selviää, että tilitoimistot tarjoavat nykyään enenevissä määrin henkilöstöhallinnon palveluja asiakkailleen. Tämä on johtanut siihen, että tilitoimistoissa tarvitaan parempia järjestelmiä, jotta tarjooma pystytään laajentamaan myös HR-puolelle. Oikeat välineet varmistavat sen, että asiakkaat saavat käyttöönsä HR-prosesseja palvelevat työkalut helposti tilitoimistonsa kautta. Mikäli näitä ei ole saatavilla, voi olla että asiakas suuntaa toiselle luukulle niitä kyselemään.
Etenkin Pk-yritykset hyötyvät tilitoimiston tarjoamista HR-työkaluista
Monessa pienemmässä yrityksessä turvaudutaan edelleen henkilöstöhallinnon asioissa Excel-taulukoihin ja lomakkeisiin, joihin tietoja kirjataan manuaalisesti. Yrityksissä aletaan kaivata HR-järjestelmää tueksi, kun työntekijöiden määrä on kasvanut noin 50-100 henkilöön.
Vaikka pienen porukan kesken voikin tuntua luontevalta käyttää perinteisiä menetelmiä, ne eivät kuitenkaan täytä tietoturvallisen toimintatavan ominaisuuksia, kuten GDRP:n asettamia vaatimuksia. Vaikka tietoturvallisuudesta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää, se ei kuitenkaan ole ainoa seikka, jonka vuoksi tehokkaita HR-järjestelmiä kannattaa suosia yrityksen koosta riippumatta.
Pienissä yrityksissä ei ole välttämättä järkevää hankkia omaa HR-järjestelmää, mutta työsuhdeasioiden hoitoon kaivataan kuitenkin tehokkuutta. Ne voivat viedä kuukausittain jo ison siivun johdon ja esimiesten työajasta.
Pienille yrityksille riittää usein perusdatan ylläpito, johon tilitoimistot voivat tarjota käteviä ja kustannustehokkaita ratkaisuja. Yrityksen on helppo kääntyä tutun tilitoimiston puoleen, joka hoitaa jo sen palkanlaskennan.
Mepco-järjestelmä on täydellinen ratkaisu tilitoimiston asiakkaalle
Mepco palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä mahdollistaa saumattoman tiedonkulun palkanlaskennan ja HR:n välillä. Manuaaliset työvaiheet ovat pelkkä ikävä muisto, kun henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessit hoituvat sähköisesti kaikissa työsuhteen vaiheissa. Mepco-järjestelmän käyttöönotto tilitoimiston kautta on asiakkaalle helppoa ja tämä käyttöönottomalli soveltuukin erityisen hyvin pienille ja keskisuurille toimijoille.
Tilitoimiston asiakkaat pääsevät kirjaamaan helppokäyttöisen käyttöliittymän kautta henkilöstö- ja työsuhdetietoja suoraan Mepco-järjestelmään, ilman tilitoimiston palkanlaskijan apua. Kaikki raportoitavat tiedot ovat näin ollen myös jatkuvasti saatavilla omien prosessien ja liiketoiminnan tueksi.
Henkilöstöhallinnon prosessit tehostuvat, kun henkilökunta valjastetaan mukaan täyttämään esimerkiksi omat henkilötietonsa, loma- ja poissaololomakkeensa ja muut tärkeät tiedot suoraan järjestelmään. Esimies hyväksyy ne ja tämän jälkeen tiedot uivat palkanlaskentaan ilman manuaalisia työvaiheita. Tietoturva ja GDPR on huomioitu järjestelmässä, joten yrityksen johto voi myös huokaista helpotuksesta.
Järjestelmän käyttöön voidaan määritellä tarkat käyttäjäroolit, jotta organisaation henkilöstö pääsee tekemään juuri heille kuuluvia tehtäviä järjestelmässä. Nämä käyttäjäroolit ovat työntekijä, esimies ja HR-yhteyshenkilö. Yksi vaihtoehto on aloittaa siitä, että organisaation HR-yhteyshenkilö ilmoittaa koko organisaation tiedot ja järjestelmän käyttöä laajennetaan myöhemmin koko organisaatioon.
Rantalaisen kumppani Accountor HR Solutions Oy tarjoaa nykyaikaista ja tehokasta Mepco palkka- ja henkilöstöhallinnonratkaisua tilitoimistoille ja yrityksille. Kun haluat hankkia Mepco-ratkaisun käyttöösi kevyesti tilitoimiston kautta, voit luottaa Rantalaiseen, joka tarjoaa Mepco-ratkaisulla palkanlaskentapalvelua ja HR:ää asiakkailleen.
Lue artikkelimme 5 syytä tehdä HR-kartoitus
Tutustu myös Palkkahallinto ja HR -sivuumme
