Poistoja käsittelevässä kolmiosaisessa artikkelisarjassamme käymme läpi yleisimpiä poistomenetelmiä erityisesti Pien- ja mikroyritysasetuksen (PMA) mukaisen tilinpäätöksen laativien yritysten näkökulmasta. Poistot kirjanpidon aiheena on aina ajankohtainen ja tärkeä. Suunnittelemalla poistot oikein voidaan saavuttaa merkittäviäkin hyötyjä yrityksen verotuksen näkökulmasta. Toisaalta huonolla suunnittelulla vaikutus voi olla päinvastainen.
Tässä poistoja käsittelevän artikkelisarjamme ensimmäisessä osassa käsittelemme yleisellä tasolla seikkoja, joita kirjanpidon ja verotuksen poistoissa olisi hyvä huomioida. Artikkelisarjan toisessa osassa käsittelemme aineettomiin hyödykkeisiin lukeutuvia tavallisia poistokohteita, ja niiden poistomenetelmiin liittyvää kirjanpito- ja verolainsäädäntöä. Artikkelisarjan kolmas osa keskittyy puolestaan aineellisten hyödykkeiden poistoihin ja poistomenetelmiin.
Poistoissa huomioitavaa
PMA:ta noudattava kirjanpitovelvollinen voi pääsääntöisesti sopeuttaa kirjanpidon poistot verotuksen poistoihin. Näin tekemällä on mahdollista vähentää hyödykkeistä kirjanpidon suunnitelman mukaisina poistoina elinkeinoverolain sallimat maksimipoistot. Mikäli kirjanpidossa tehdyt suunnitelman mukaiset poistot vastaavat verotuksessa hyväksyttäviä enimmäispoistoja, PMA:ta noudattavan kirjanpitovelvollisen ei tarvitse esittää niistä erillistä liitetietoa tilinpäätöksellä.
Artikkeleissa yleisellä tasolla käsiteltävien poistotapojen lisäksi kirjanpito- ja verolainsäädäntöön liittyy useita muitakin poistomenetelmiä sekä poistoihin liittyviä poikkeustilanteita. Poistojen sopeuttaminen kirjanpidossa ja verotuksessa voi olla varsinkin pienille yrityksille useissa tapauksissa järkevää menettelyn vaivattomuus huomioiden. Poistoja suunniteltaessa on kuitenkin aina suositeltavaa kiinnittää huomiota muun muassa yrityksen taloudelliseen tilanteeseen, mahdolliseen lisärahoituksen tarpeeseen sekä tuloksentekokykyyn.
Poistosuunnitelman laatiminen
Koska valitulla poistomenetelmällä voi olla merkittävä vaikutus yrityksen taloudelliseen asemaan, suosittelemme aina laatimaan poistosuunnitelman huolellisesti. Mikäli aihepiiri on vähänkään vieras, kannattaa kääntyä osaavan kirjanpidon asiantuntijan puoleen. Esimerkiksi Rantalaisen taloushallinnon ja verotuksen asiantuntijoilla on vuosien kokemus erilaisista kirjanpidon erityiskysymyksistä. Ole siis matalalla kynnyksellä yhteydessä meihin, mikäli kysymyksiä herää tai aihepiiri on vähänkään vieras.
Poistosuunnitelmaa laadittaessa lähtökohtana tulee ensisijaisesti pitää varovaisuuden periaatetta. Varovaisuuden periaatteen huomioiminen on erityisen tärkeää, mikäli yritys päättää soveltaa jotakin muuta kuin edellä kuvattua EVL-poistoihin sidottua poistosuunnitelmaa. Myös päätöksentekijöiden vastuukysymykset kannattaa huomioida poistomenetelmästä päätettäessä. Suosittelemme laatimaan poistomenetelmää ja sen perusteita käsittelevän kirjallisen tulonkertymissuunnitelman ja tallentamaan sen esimerkiksi yrityksen hallituksen aineistoihin.
Poistosuunnitelman muuttaminen
Valittua poistomenetelmää on suositeltavaa arvioida säännöllisin väliajoin, jotta se vastaisi jatkuvasti mahdollisimman todenmukaista tilannetta. Poistosuunnitelmaa on tärkeää tarkastella etenkin, jos yrityksen liiketoiminnassa on tapahtunut olennaisia muutoksia. Mikäli yrityksen liiketoiminta esimerkiksi lähtee voimakkaaseen kasvuun, usein sen elinkeinotoiminnan käytössä olevat hyödykkeet alkavat vastaavasti kulua aiempaa nopeammin. Tällöin hyödykkeen arvo tyypillisesti alenee ja sen käyttöikä lyhenee nopeammin kuin liiketoiminnan ollessa pienimuotoisempaa.
Kun liiketoiminnan luonne tai laajuus muuttuu olennaisesti, on suositeltavaa arvioida, onko aikaisemman liiketoiminnan oloissa laadittu poistosuunnitelma edelleen realistinen. Jos voimassa oleva poistosuunnitelma ei enää vastaa muuttunutta tilannetta, on poistosuunnitelmaa yleensä tarpeellista muuttaa. Hyödykkeiden poistoaikaa voidaan esimerkiksi lyhentää kirjanpidossa, jotta poistosuunnitelma vastaisi liiketoiminnan kasvanutta volyymiä ja sen myötä hyödykkeiden aiempaa nopeampaa kulumista. Verotuksessa poistoaikaa voidaan lyhentää kasvattamalla verotuksessa tehtäviä poistoja, kunhan niiden määrä ei ylitä elinkeinoverolaissa sallittujen maksimipoistojen määrää.
Poistoja suunniteltaessa ja tehtäessä on lisäksi erikseen aina osattava ottaa huomioon poikkeustilanteet, kuten toimintamuodon tai tilikauden muutos. Elinkeinoverolaki sallii ainoastaan yhdet poistot verovuoden aikana. Tästä syystä poistot kannattaa suunnitella poikkeustilanteissa erityisen huolellisesti. Verovaikutusten huolellista kartoittamista vaaditaan usein esimerkiksi yrityksen toimintamuotoa muutettaessa, kuten jos toiminimen liiketoimintaa päätetään jatkaa osakeyhtiönä. Verotuksen poistoihin on suositeltavaa kiinnittää erityistä huolellisuutta, jos toiminimen viimeinen tilikausi päättyisi saman kalenterivuoden aikana kuin osakeyhtiön ensimmäinen tilikausi. Huonosti suunniteltuna ja toteutettuna poistoista voisi tämäntyyppisessä tilanteessa aiheutua huomattavia verotukseen liittyviä haittoja.
Poistojen vähennyskelpoisuuden perusedellytykset
Poistojen verovähennyskelpoisuudesta on säädetty elinkeinoverolaissa. Eri hyödykeryhmien poistomenetelmiä käydään läpi artikkelisarjan toisessa ja kolmannessa osassa. Tiettyjen verotus- ja oikeuskäytännöstä tulevien perusedellytysten on kuitenkin pääsääntöisesti aina täytyttävä, jotta poistoja voidaan vähentää verotuksessa.
Tyypillisimpiä perusedellytyksiä poistojen verovähennyskelpoisuudelle on hyödykkeen omistaminen verovuoden lopussa ja että yritys käyttää hyödykettä tulonhankkimiseen. Jos yrityksen omistama hyödyke ei palvele sen tulonhankintaa, tai se on vain osittain tulonhankkimiskäytössä, hyödykkeeseen kohdistuvien poistojen verovähennyskelpoisuus voi olla rajoitettu. Esimerkiksi edustuskäytössä olevan hyödykkeen poistoista verotuksessa vähennyskelpoista kulua on lähtökohtaisesti vain 50 %.
Hyllypoistot ja poistoero
Poistomenetelmiä suunniteltaessa on hyvä huomioida lähtökohtana, että kirjanpidossa suunnitelman mukaiset poistot on tehtävä aina. Verotuksessa voidaan lähtökohtaisesti aina vähentää kirjanpidossa tehtyjä poistoja pienempi määrä, tai jättää poistot tekemättä kokonaan. Tämä voi olla järkevää esimerkiksi silloin, jos yritys tekee tappiota, eikä sen odoteta pystyvän hyödyntämään verotuksen vahvistettuja tappioita ennen niiden vanhentumista. Tällaisessa tilanteessa poistot voidaan jättää tekemättä verotuksessa, jotta verotuksen tappiot eivät kasvaisi entistäkin suuremmaksi. Verotuksessa tekemättömiä poistoja voidaan alkaa vähentää esimerkiksi silloin, kun yritys alkaa taas tehdä voitollista tulosta.
Mikäli yritys vähentää kirjanpidossa enemmän poistoja kuin verotuksessaan, syntyy verotukseen niin sanottuja hyllypoistoja. Yritys voi alkaa käyttää hyllypoistoja verotuksessaan pääsääntöisesti vapaasti valitsemanaan myöhempänä ajankohtana elinkeinoverolain sallimissa rajoissa. Mahdolliset hyllypoistojen vähentämiseen liittyvät poikkeukset ja rajoitukset on kuitenkin aina suositeltavaa kartoittaa erikseen viimeistään veroilmoituksen laatimisen yhteydessä. Kun hyllypoistoja muodostuu, suosittelemme pitämään huolellista verovuosittaista seurantaa verotuksessa vähennetyistä ja vähentämättä jääneistä poistoista, jotta niiden oikeellisuus voidaan varmistaa.
Poistoja voidaan tehdä verotuksessa aina elinkeinoverolain sallimaan maksimimäärään asti. Verotuksen poistot voivat kuitenkin olla enintään yhtä suuret kuin kirjanpidossa kuluksi kirjattujen poistojen määrä. Näin ollen verotuksessa tehtävät poistot tulee lähtökohtaisesti tehdä EVL-maksimipoistoja pienempänä, jos kirjanpidossa tehtävät suunnitelman mukaiset poistot alittavat verotuksen sallimat maksimipoistot. Mikäli verotuksen maksimipoistot halutaan tästä huolimatta tehdä, on kirjanpidossa sovellettava niin sanottua poistoeromenettelyä. Samoin kuin hyllypoistoissa, myös poistoeromenettelyä sovellettaessa poistojen oikeellisuus on suositeltavaa varmistaa huolellisesti vuosittain, tarvittaessa asiantuntijaa apuna käyttäen. Tämä kannattaa tehdä viimeistään tillinpäätöksen ja veroilmoituksen laatimisen yhteydessä.
Lisäpoistot
Hyödykkeistä on tietyissä tilanteissa mahdollista vähentää lisäpoisto verotuksessa elinkeinoverolaissa erikseen säädetyllä tavalla. Edellytys lisäpoiston vähentämiselle voi syntyä esimerkiksi hyödykkeen tuhoutumisen, vahingoittumisen tai arvonalentumisen seurauksena. Lisäpoistoihin sovelletaan usein tapauskohtaista harkintaa ja niihin liittyy tyypillisesti erityistä tulkinnanvaraisuutta. Lisäpoistojen vähennyskelpoisuus on pääsääntöisesti aina suositeltavaa varmistaa hyvissä ajoin ennen veroilmoituksen lähettämistä.
Erityistä tulkinnanvaraisuutta liittyy usein erityisesti irtaimeen käyttöomaisuuteen kohdistuviin lisäpoistoihin. Koska irtaimeen käyttöomaisuuteen ei sovelleta elinkeinoverotuksessa hyödykekohtaista poistojärjestelmää, edellytykset mahdolliselle lisäpoistolle määräytyvät irtaimen käyttöomaisuuden koko poistamattomasta hankintamenosta.
Jotta yritys voi vaatia lisäpoistoa vähennettäväksi irtaimesta käyttöomaisuudesta, sen kaikkien irtaimeen käyttöomaisuuteen luettavien hyödykkeiden yhteenlaskettu verotuksessa poistamaton hankintameno tulee olla pienempi kuin niiden kaikkien yhteenlaskettu todellinen käypä arvo. Toisin sanoen, yksittäinen täysinkään tuhoutunut laite ei aina takaa, että yritys voisi vaatia irtaimesta käyttöomaisuudesta lisäpoistoa vähennettäväksi verotuksessaan.
Lisäpoistojen osalta pätee muutama pääsääntö, jotka on hyvä huomioida. Lisäpoistojen vähentäminen on lähtökohtaisesti vapaaehtoista. Lisäpoistojen vapaaehtoisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen on vaadittava niitä vähennettäväksi itse. Mikäli muuhun kuin irtaimeen käyttöomaisuuteen luettavaa hyödykettä ei ole verovuoden lopussa, sen koko jäljellä oleva poistamaton hankintameno on pakko vähentää kyseisen vuoden verotuksessa.
Lisäpoiston edellytyksenä on, että sitä vastaava vähennys tehdään kirjanpidossa. Lisäpoistoa verotuksessa vähennettäväksi vaativan yrityksen on siten vähennettävä kirjanpidossaan kuluna lisäpoistoa vastaava määrä. Myös lisäpoiston kohteeseen aiempina vuosina kohdistuneet hyllypoistot luetaan kirjanpidossa tehdyksi vähennykseksi. Lisäpoisto voidaan siten katsoa vähennetyksi kirjanpidossa, jos kirjanpidossa on aikaisempina vuosina vähennetty poistoina tai arvonalennuksina verotuksessa vaadittavaksi vähintään vähennettävän lisäpoiston suuruutta vastaava määrä.
Yhteenveto
Huomioi poistoja suunniteltaessa tai muutettaessa ennen kaikkea, että valittu poistomenetelmä soveltuu juuri sinun yrityksesi tarpeisiin ja että se palvelee yritystäsi parhaalla mahdollisella tavalla. Poistojen määrällä voi olla yrityksesi taloudelliseen asemaan merkittävä vaikutus. Taloudellinen vaikutus voi olla joko negatiivinen tai positiivinen, joka usein riippuu siitä, kuinka hyvin poistomenetelmä on suunniteltu. Jos yrityksessäsi ei ole aikaisemmin kiinnitetty huomiota kirjanpidon ja verotuksen poistoihin, on niiden käsittelyä hyvä pysähtyä arvioimaan viimeistään esimerkiksi seuraavaa tilinpäätöstä laadittaessa.
Mikäli sinulla herää poistoihin tai muihin verotuksen ja kirjanpidon aiheisiin liittyviä kysymyksiä, olethan matalalla kynnyksellä yhteyksissä Rantalaisen veroasiantuntijoihin. Olemme Rantalaisella mielellämme avuksi.