HR-järjestelmässä helppokäyttöisyys ei ole enää vain mukava lisä, vaan keskeinen vaade. Moderni HR-järjestelmä ei saa hidastaa arkea – sen on palveltava työntekijöitä, esihenkilöitä ja HR-ammattilaisia vaivattomasti. Mutta mitä helppokäyttöisyys oikeasti tarkoittaa? Tässä artikkelissa käymme läpi seitsemän keskeistä odotusta asiakkailta ja miten Ontime HR on kehitetty vastaamaan näihin odotuksiin.
1. Intuitiivinen käyttöliittymä – suunniteltu käyttäjien tarpeisiin
Käyttöliittymän on oltava intuitiivinen. Se tarkoittaa loogista rakennetta, selkeää navigointia ja visuaalisesti johdonmukaista käyttöä.
”Käyttäjät odottavat, että järjestelmä on helppo omaksua ilman laajaa koulutusta. Selkeä navigointi, looginen rakenne ja visuaalinen johdonmukaisuus auttavat käyttäjää toimimaan ilman ohjekirjaa – erityisesti yleisissä toiminnoissa, kuten työajan kirjaamisessa ja lomahakemuksissa.”
– Judith Stranden, Ontimen ohjelmistokehittäjä
2. Mobiiliystävällisyys – sama kokemus kaikilla laitteilla
Moderni HR-järjestelmä toimii sujuvasti niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Responsiivinen käyttöliittymä on erityisen tärkeä liikkuville työntekijöille. Käytettävyys ei saa heikentyä pienemmällä ruudulla.
”HR-palvelu on integroitu osaksi Ontime työajanseurantaa ja tarjoaa reaaliaikaisen näkymän lomien, liukumasaldojen ja TES-tulkintojen tilaan – heti päivän päätyttyä. Tätä ominaisuutta eivät muut työajanseurannat tarjoa ja se on havaittu työntekijöiden arvostamaksi ominaisuudeksi”
– Judith Stranden
3. Oikea tieto oikeaan aikaan – jokaiselle käyttäjälle
Roolipohjainen näkymä varmistaa, että jokainen käyttäjä näkee vain hänelle olennaisen sisällön. Käyttöliittymä elää käyttäjän mukaan.
👷 Työntekijä:
- Näkee lomapäivänsä, liukumasaldonsa ja TES-lisät reaaliaikaisesti
- Ei tarvitse kysellä HR:ltä tai esihenkilöiltä
👩💼 Esihenkilö:
- Kirjaa kehityskeskustelut ja tarkistaa työsuhteen aikana luovutetut välineet
- Tulostaa työtodistukset ja tallentaa lähtöhaastattelut helposti
🧑💻 HR-ammattilainen:
- Saa tietoa koko henkilöstöstä hetkessä
- Saa automaattiset muistutukset esim. vanhenevista työturvallisuuskorteista
”Haluamme tehdä HR:n arjesta selvästi kevyempää. Ontime auttaa hallitsemaan koko työsuhteen elinkaaren muutokset nopeasti ja hallitusti.”
– Judith Stranden
4. Vähemmän manuaalityötä, enemmän automaatiota
Käyttäjät arvostavat, kun järjestelmä ennakoi ja muistuttaa.
Ontime HR:ssä on automaatioita kuten:
- Lomakemallit valmiina
- Ilmoitukset liukumarajojen tai poissaolojen ylittymisestä
- Lomatoiveet automaattisesti esihenkilöille
5. Reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys tekevät järjestelmästä hyödyllisen
Tietojen on oltava ajantasaisia ja helposti saatavilla – ilman manuaalisia hakuja.
- Näe lomien, työaikapankkien ja liukuman tilanteet yhdellä silmäyksellä
- Seuraa koulutuksia ja osaamisia helposti
- Yhdistä tiedot Mepco-järjestelmästä Fuusor-raportointiin
6. Kieliversiot ja GDPR eivät ole lisäominaisuuksia vaan perustason odotuksia
Ontime toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Käyttäjä ymmärtää, mitä tietoja hänestä tallennetaan, ja GDPR:n mukainen tietojen hallinta on sujuvaa ja ennakoitavaa.
7. Integraatiot tekevät järjestelmästä aidosti helppokäyttöisen
Helppokäyttöisyys ei ole vain visuaalista, vaan tarkoittaa ettei tietoa tarvitse syöttää moneen järjestelmään. Ontime HR ja työajanseuranta on integroitavissa kaikkiin palkkajärjestelmiin.
Helppokäyttöisyys on HR-järjestelmän tärkein ominaisuus
Ontime HR on suunniteltu palvelemaan arkea – työntekijän näkymä on selkeä, esihenkilöiden työ helpottuu ja HR saa tarvitsemansa tuen. Kun järjestelmä on looginen, reaaliaikainen ja automatisoitu, jää enemmän aikaa ihmisille – ei järjestelmän opetteluun. Ontime HR on nopeasti käyttöönotettavissa, laajennettavissa ja kilpailukykyisesti hinnoiteltu.
Ontime HR – helppo aloitus, laajat mahdollisuudet
- Easy-versio: 340 €
- Pro-versio: 1 480 € + työveloitus asiakaskohtaisista ominaisuuksista
- Käyttäjämaksu: vain 1 € / kk / käyttäjä
Kysy lisää:
Petri Pekki, liiketoimintajohtaja Ontime
petri.pekki@rantalainen.fi tai 0400 768 801