Norlandia Päiväkodit
Yritys
Norlandia Päiväkodit on varhaiskasvatusalan palveluntarjoaja, joka kuuluu norjalaiseen NHC-konserniin. Norlandia Päiväkodit on toiminut Suomessa reilu 30 vuoden ajan ja sillä on noin 90 päiväkotia 40 kunnassa Suomessa. Yritys työllistää noin 1000 henkilöä.
Palvelu ja ohjelmisto
Rantalainen tuottaa Norlandia Päiväkodeille palkkahallinnon palveluita ja integraatiopalveluita. Norlandia Päiväkodit käyttää palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistona Mepcoa.
Haaste
Norlandia Päiväkodeilla on melko pieni tukiorganisaatio ja paljon henkilöstöä eli palkkahallinnossa on paljon tapahtumia kuukausittain.
Ratkaisu
Ulkoistamalla palkkahallinnon Rantalaiselle Norlandia Päiväkodit voi keskittyä omaan osaamiseensa ja varmistua, että palkkahallinto hoidetaan ammattitaidolla.
Norlandia Päiväkodit on varhaiskasvatusalan palveluntarjoaja, joka kuuluu norjalaiseen NHC-konserniin. Norlandia Päiväkodit on toiminut Suomessa reilu 30 vuoden ajan ja tänä päivänä yritys toimii lähes neljässäkymmenessä kunnassa ja sillä on noin 90 päiväkotia ympäri Suomea. Yrityksessä työskentelee noin 1000 työntekijää. Norlandia Päiväkodit avaa muutamia uusia yksiköitä vuosittain ja uudet avaukset tehdään aina tarpeeseen pohjautuen eli kasvu maltillista ja tarkkaan harkittua.
Noora Kulmala toimiin Norlandia Päiväkodeilla HR Business Partnerina.
”Olen ollut Norlandia Päiväkodeilla vuodesta 2021 alkaen ja vastaan meillä henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista ja tuen työssäni päivittäin meidän esihenkilöitämme erilaisissa henkilöstöön liittyvissä kysymyksissä. Taustaltani olen kaupalliselta alalta ja sieltä olen tänne aikoinaan hypännyt ja oppinut varhaiskasvatusalasta työn kautta.”
Norlandia Päiväkotien tavoitteena on tarjota mahdollisimman laadukasta varhaiskasvatusta ja yritys panostaa vahvasti henkilöstön osaamiseen ja hyvinvointiin.
”Henkilöstön hyvinvointi ja osaaminen vaikuttavat suoraan meidän toimintamme laatuun ja henkilöstön tyytyväisyyteen eli niihin panostaminen on meille ensisijaisen tärkeää. Alallamme on osaamispulaa tällä hetkellä, joten henkilöstömme osaamisen kehittäminen on meille tärkeää ja edistämme sitä monin tavoin mm. oman Norlandia Akatemia -koulutusjärjestelmän avulla.”
Pitkäaikainen kumppanuus Rantalaisen kanssa
Norlandia Päiväkodit on tehnyt yhteistyötä Rantalaisen kanssa jo 10 vuoden ajan. Rantalainen valikoitui aikanaan palkkahallinnon kumppaniksi kilpailutuksen ja suositteluiden perusteella.
”Olimme saaneet suosituksia ja kuulleet Rantalaisesta paljon hyvää. Kun sitten vielä kilpailutuksenkin perusteella totesimme Rantalaisen olevan yrityksellemme sopivin vaihtoehto, niin valinta oli todella helppo!”
”Kaiken kaikkiaan olemme todella tyytyväisiä niin kuin tämä jo 10 vuotta kestänyt yhteistyökin kertoo. Asiat sujuvat ja yhteistyö on sujuvaa ja saamme ammattimaista apua ja palvelua siihen mitä mihin ostetaankin. ”
Norlandia Päiväkodeille Rantalainen on luotettava ja asiantunteva kumppani.
”Rantalainen näyttäytyy meille luotettavana kumppanina ja olemme tehneet yhteistyötä jo niin monen vuoden ajan, että luottamus on ansaittu ja se on säilynyt. Palkkahallinnon yhteistyö on sujuvaa ja mutkatonta, ja koemme, että saamamme palvelu on asiantuntevaa ja ammattimaista.”
Norlandia Päiväkodit on kasvanut vuosien varrella merkittävästi ja Rantalainen on tarjonnut aina yrityksen tilanteeseen ja kokoon sopivaa palvelua.
”Yrityksemme on tässä vuosien varrella muuttunut aika paljon: yhteistyömme alussa meillä oli vain muutamia päiväkoteja ja henkilöstöä huomattavasti vähemmän eli myös palkanlaskennan tapahtumia huomattavasti vähemmän. Yrityksemme kasvaessa Rantalainen on pystynyt tukemaan meitä muutoksessa, kun on tullut lisää päiväkoteja ja lisää henkilöstöä ja arvostamme sitä todella paljon.”
”Voin suositella Rantalaista erityisesti yrityksille, jotka haluavat kasvaa, kehittyä ja kehittää prosessejaan. Rantalainen pysyy kasvavan yrityksen muutoksissa mukana ja pystyy tarjoamaan yrityksen liiketoiminnan tarpeisiin sopivia palveluita.”
Palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa aikaa
Norlandia Päiväkotien palkkahallinto on ulkoistettu Rantalaiselle. Kulmala kokee, että palkkahallinnon isoimpia etuja on ajansäästö ja tuki.
”Yksi palkkahallinnon ulkoistamisen isoimmista hyödyistä on, että se säästää meiltä aikaa. Meillä on melko pieni tukiorganisaatio, joten Rantalaisen avulla saamme lisää käsipareja avuksi palkanlaskentaan. Suosittelen palkkahallinnon ulkoistamista yrityksille, jotka haluavat vapauttaa aikaa muulle tekemiselle tai joilla ei ole suurta tiimiä organisaatiossa, joka pystyisi hoitamaan palkkahallinnon. Ulkoistamalla palkkahallinnon Rantalaiselle, saamme keskittyä varhaiskasvatukseen ja laatuun ja tekemiseen, kun suuri osa palkanlaskennan tehtävistä on ulkoistettu.”
Yhteydenpito Rantalaisen palkkahallinnon asiantuntijoiden kanssa on tiivistä.
”Meillä on useampi palkkahallinnon asiantuntija Rantalaisen palkanlaskentatiimissä, joihin olemme yhteydessä aina tarpeen mukaan. Olemme lähes päivittäin tai ainakin joka viikko yhteydessä palkkahallinnon tiimiimme Rantalaisella ja saamme aina tarvitsemaamme apua nopeallakin aikataululla. Yhteistyö ja yhteydenpito on tosi mutkatonta ja sujuvaa.”
Alan yritysten palkkahallinnossa on usein paljon palkkatapahtumia kuukausittain, ja sama pätee myös Norlandia Päiväkoteihin.
”Tällä alalla ja näin isossa yrityksessä tapahtuu paljon kaikkea kuukausittain ja palkkatapahtumia on tosi paljon. Suuri osa henkilöstöstämme on kuukausipalkkaisia, mutta lisäksi tehdään mm. sijaisuuksia, hetkellisesti jotain toista tehtävää tai vaihdetaan yksikköä tai muuta vastaavaa. Eli yhdessä kuukaudessa ehtii tapahtua paljon asioita, jotka on huomioitava myös palkoissa. Siksi on tärkeää, että meillä on osaavat asiantuntijat hoitamassa palkkahallintoamme Rantalaisella.”
Varhaiskasvatusalan palkkahallinnossa on huomioitava työehtosopimus ja varhaiskasvatuslain vaikutus palkkoihin.
”Tämän alan toimijoihin vaikuttaa lisäksi tietysti myös alan työehtosopimus sekä varhaiskasvatuslaki. Varhaiskasvatuslaissa on tiettyjä asioita, jotka tulee huomioida palkkahallinnossa, esimerkiksi koulutusten ja pätevyyksien vaikutus palkkaukseen.”
Monipuolinen ohjelmisto ja integraatiot helpottavat arkea
Norlandia Päiväkodit käyttää palkkahallinnon ohjelmistona Mepcoa.
”Palkanlaskentamme hoidetaan Mepcon avulla ja käytämme sitä myös kaikkeen HR:ään liittyviin asioihin, mm. työsuhdeasiat, työsopimukset, muutokset ja lomat. Meillä on myös paljon erinäköisiä lomakkeita kuten lähtöhaastattelua ja koeaikakeskusteluita sekä osaamiseen ja pätevyyksiin liittyviä lomakkeita Mepcossa. Käytämme Mepcoa yrityksemme kaikkeen HR-dataan ja se on meillä ns. päälähde, josta menee integraatioiden kautta tietoa moneen eri järjestelmään.”
Rantalainen on ollut apuna myös erilaisten integraatioiden kanssa. Integraatioiden avulla tieto liikkuu yhdestä päälähteestä moneen eri järjestelmään.
”Meillä on rajalliset IT-resurssit, joten olemme käyttäneet Rantalaisen integraatiopalveluita aina, kun olemme tarvinneet uusia integraatioita. Meille on tehty Rantalaisen integraatiotiimin avulla monta integraatiota, mm. tietojen siirtymiseen Mepcosta työvuorosuunnittelujärjestelmään ja toiseen suuntaan. Lisäksi integraation kautta henkilöstön tiedot liikkuvat meidän työterveysyhteistyökumppanillemme.”
Integraatiot vähentävät esihenkilöiden hallinnollisen työn määrää merkittävästi.
”Monella esihenkilöllämme on paljon tiimiläisiä ja sitä kautta paljon HR:ään liittyviä asioita hoidettavana. Integraatioiden ansiosta heidän ei tarvitse huolehtia esimerkiksi työntekijätietojen päivittämisestä manuaalisesti moneen eri paikkaan vaan riittää, että päivityksen tekee Mepcoon ja automaatio hoitaa loput.”
Mepco on ollut Norlandia Päiväkotien tarpeisiin sopiva ja helposti muokattavissa muuttuviin tarpeisiin.
”Meillä on ollut Mepco käytössä usean vuoden ajan ja se on ollut hyvin räätälöitävissä meidän tarpeisiimme ja olemme saaneet toivomiamme kehitysideoita toteutettua. Aikaisempi järjestelmämme oli enemmänkin vain työvuorosuunnitteluun, joten henkilöstömäärämme ja tarpeidemme kasvaessa päädyimme siihen, että tarvitsemme kunnon HRM-järjestelmän, jotta pystymme hallinnoimaan henkilöstötietojamme ja valitsimme Mepcon.”