Rantalainen utökar sitt utbud av digitala tjänster genom att lansera den nya lösningen RAN Expense. Tjänsten, som utnyttjar AI och automatisering, samlar företagets utlägg, inköp, kilometerersättningar och dagtraktamenten i en och samma lättanvända lösning.
Hanteringen av rese- och kostnadsräkningar innebär fortfarande mycket manuellt arbete i många företag. Kvitton samlas in via olika kanaler, uppgifter matas in manuellt och saknade verifikat måste efterfrågas i efterhand. RAN Expense minskar behovet av dessa arbetsmoment genom att automatisera processen från registrering av kvittot till godkännande och vidare till ekonomiförvaltningen.
AI effektiviserar hanteringen från kvitto till bokföring
RAN Expense har utformats för att vara så enkel och smidig som möjligt att använda. Användaren tar en bild av kvittot, varefter AI identifierar uppgifterna på kvittot, kategoriserar utlägget och skapar en kostnadsrapport automatiskt. Användaren behöver bara kontrollera uppgifterna och skicka rapporten för godkännande.
Utöver vanliga företagsutlägg kan tjänsten användas för att hantera bland annat representationskostnader, kilometerersättningar och dagtraktamenten. RAN Expense beräknar ersättningarna automatiskt och tar hänsyn till gällande lokal skattelagstiftning.
Företagets attestflöden, kostnadstyper, kostnadsställen och andra regler för hanteringen kan också konfigureras enligt organisationens behov. För varje utlägg sparas en omfattande behandlingshistorik, vilket förbättrar transparensen och ger företaget bättre kontroll över sina kostnader.
RAN Expense kan kopplas till stödda Visa- och Mastercard-kort, både företagskort och privata kort. Nya korttransaktioner överförs automatiskt till tjänsten och tillgängliga digitala kvitton kan matchas direkt mot rätt transaktion. Om det finns ett papperskvitto får användaren en påminnelse, vilket minskar risken för att kvitton saknas.
En partner gör hela processen smidigare
En central fördel med RAN Expense är att företaget får både utläggshantering och ekonomiförvaltning från samma partner. Uppgifterna överförs automatiskt till ekonomiförvaltningen, vilket minskar behovet av separata verktyg, filöverföringar och manuella arbetsmoment. Som en del av Rantalainens tjänstehelhet integreras tjänsten med kundföretagets system.
– Företag lägger fortfarande mycket tid på att hantera kvitton, kontrollera uppgifter och reda ut information om utlägg som saknas. Med RAN Expense kombinerar vi lättanvänd teknik och AI med Rantalainens kompetens inom ekonomiförvaltning. Målet är inte att bara ge kunden ännu ett nytt system, utan att skapa en smidig helhet där informationen överförs säkert från kvittot till attest och vidare till bokföringen, säger Toni Hovinen, Chief Digital Officer på Rantalainen.
RAN Expense ger medarbetare, attestanter och ekonomifunktionen en aktuell bild av företagets utlägg. Samtidigt frigör tjänsten tid från manuellt arbete och gör det snabbare att ersätta kostnader som medarbetarna har betalat med egna pengar.
Tjänsten lämpar sig för företag av olika storlek och kan skalas i takt med organisationen. Lösningen stöder attestprocesser i flera nivåer, flera språk och valutor samt internationella organisationsstrukturer. Tjänsten gör det också möjligt att följa upp koldioxidutsläpp från företagets utlägg och resor som underlag för hållbarhetsrapportering.
Läs mer om RAN Expense