Kirjoittaja Rantalainen

Oletko valmistautunut tulorekisterin voimaantuloon? Jos et, olet pulassa.

Kansallinen tulorekisteri astuu voimaan 1.1.2019. Tämän jälkeen kaikki palkkatiedot ilmoitetaan reaaliajassa kyseiseen rekisteriin aina palkanmaksun jälkeen. Rekisterin käyttö laajenee vuonna 2020, kun mukaan tulee myös vakuutuksista annettavat tiedot.

Miten tämä uudistus vaikuttaa työnantajaorganisaatioiden arkeen? Monellakin tapaa. Ensinnäkin palkoista annettavat vuosi-ilmoitukset jäävät pois, mikä on hyvä asia. Tilalle tulee kuitenkin reaaliaikainen tulotietojen ilmoittaminen, joka on tehtävä aina 5 arkipäivää palkanmaksun jälkeen. Sama käytäntö koskee myös matkalaskujen, luontoisetujen ja palkkaan rinnastettavien palkkioiden ilmoittamista.

Toisena asiana, ja mielestäni suurimpana kompastuskivenä monelle yrittäjälle, palkkaennakoita ei enää ole olemassa 1.1.2019 jälkeen. Käytännössä kaikki palkat on laskettava ja ilmoitettava tulorekisteriin yllä mainitussa aikarajassa. Mikäli yrityksessäsi on maksettu palkkaennakoita, ja palkanlaskentaa on korjailtu kuun lopussa loppupalkan yhteydessä, kannattaa vaihtoehtoja alkaa miettiä työntekijöiden kanssa ja nopeasti. Parhain ratkaisu on maksaa palkka ja matkalaskut kerran kuukaudessa, jolloin ilmoituksia ja palkanlaskentakertoja tulee tehtäväksi vähemmän.

Kolmantena asiana haluan muistuttaa, että kaikkiin palkanlaskentaohjelmistoihin on tehtävä tulorekisterin edellyttämät asetusten muutokset ennen vuodenvaihdetta. Monet ohjelmistotalot ovat tämän jo ottaneet työn alle ja informoineet asiakkaitaan muutoksista. Näin on tehty mm. Visman toimesta ja sitä kautta olemme itse voineet valmistautua muutokseen hyvissä ajoin. Valitettavasti kaikki ohjelmistot eivät ole vielä valmiita tähän muutokseen. Varmista siis omalta osaltasi, että sinun palkanlaskentaohjelmistosi on ajan tasalla ja yhteensopiva tulorekisteri-ilmoittamisen kanssa.

Meillä Rantalaisella tulorekisteriuudistus on otettu haltuun jo hyvissä ajoin. Tällä hetkellä teemme tarvittavia muutoksia käyttämiemme palkanlaskentaohjelmien tietoihin vuodenvaihdetta silmällä pitäen. Meidän asiakkaiden ei tarvitse huolehtia rekisterin asianmukaisesta käytöstä tai mahdollisista sanktioista mm. verottajalta. Mikäli lasket yrittäjänä itse palkkoja, kannustan ottamaan selvää uudistuksesta HETI. Jos uudistuksen myötä muuttuvat rutiinit tuntuvat hankalilta, ota yhteyttä ja katsotaan yrityksellesi sopiva toimintamalli.

Lisätietoa aiheesta voi tulla kuulemaan mm. Rantalaisen yrittäjille suunnattuihin maksuttomiin tilaisuuksiin ”Tulorekisteri tulee – mikä muuttuu?” seitsemälle paikkakunnalle Länsi-Suomessa. Ensimmäiset tilaisuudet pidetään 17.10. Hämeenlinnassa ja Hyvinkäällä. Olen itse pitämässä Rantalaisen puheenvuoron molemmissa tilaisuuksissa.

Toivon, että tekstini tavoittaa mahdollisimman monta yrittäjää tai palkkahallinnosta vastaavaa yritysten edustajaa. Tulorekisteriuudistus on iso ja hyvä askel meille Suomessa, mutta se vaatii meiltä kaikilta työtä ja etukäteisvalmisteluja.

Hämeenlinna Leena Rantanen

 

 

 

 

 

 

 

 

Kirjoittaja on Rantalainen Hämeenlinnan palkanlaskentapalveluiden palvelupäällikkö Leena Rantanen. Hän vastaa Hämeenlinnan tilitoimiston noin 8 hengen palkkatiimistä ja on mukana Rantalaisen tulorekisterityöryhmässä.