– Tilitoimistot ovat nyt samassa tilanteessa, missä pankit olivat 90-luvulla, sanoo Suomen kolmanneksi suurimman tilitoimiston, Rantalainen Yhtiöt Oy:n, operatiivinen johtaja Kimmo Martikainen.
Tilitoimistojen päivittäisistä työtehtävistä kuluu yleisen arvion mukaan 60 prosenttia tiedon siirtämiseen paperilta tietojärjestelmiin. Usein tieto on jopa tuotettu sähköisessä muodossa, mutta joku on sen jossain vaiheessa halunnut paperille, ja niinpä tilitoimiston työntekijä naputtelee luvut paperilta jälleen tietokoneelle.
Manuaalisten työvaiheiden korvaaminen digitaalisilla on huikea mahdollisuus taloushallinnon tehostamiseen ja tilitoimiston asiakaspalvelun parantamiseen. Kirjanpito-ohjelma tunnistaa puhelinlaskut puhelinlaskuksi ja kaksi vuotta vanhan laskun hakeminen arkistosta onnistuu yhdellä haulla, kun siihen paperikansioiden maailmassa saattoi kulua päiviä. Tähän on toki auttanut myös tiedonkulun nopeutuminen. Tilinpäätösruuhka helpottaa, kun jokaiselta kuukaudelta syntyy tilinpäätöstasoinen kirjanpito.
Moni rakastaa rutiineja
Kun kone hoitaa aikaavievät rutiinit, ihmiselle jää aikaa mielenkiintoisempiin ja haastavampiin töihin. Ne voivat olla vaikkapa asiakkaan tilitapahtumien seurantaa siitä näkökulmasta, kannattaisiko asiakkaan muuttaa laskutuskäytäntöjään. Tilintoimiston asiantuntija voi myös kertoa asiakkaalleen hyviä käytäntöjä muilta toimialoilta.
– Ongelma kuitenkin on, että iso osa ihmisistä on valinnut taloushallinnon työt siksi, että he nauttivat rutiineista. Lisäksi heitä on vuosikymmenet opetettu olemaan puuttumatta asiakkaan asioihin, Martikainen muistuttaa huoli äänessään.
Vierihoito toimii parhaiten
Noin 600 henkeä työllistävällä Rantalaisella on pyritty ratkaisemaan ongelmaa palkkaamalla taloon nuoria, tietotekniikan tuntevia tekijöitä. Heistä sopivimpia käytetään vanhempien työntekijöiden henkilökohtaisina valmentajina, kun käyttöön otetaan uusia laitteita tai ominaisuuksia ohjelmistoista.
– Kurssit ja massaluennot ovat tärkeitä, mutta parhaiten toimii vierihoito, jossa paneudutaan juuri kyseisen ihmisen työtehtäviin. Ihminen pitää saada oivaltamaan, että oma työ tosiaankin helpottuu, kun kone hoitaa osan rutiineista, Martikainen kuvaa. Tärkeää on saada valmentajaksi oikeanlainen henkilö.
– Tärkeää on myös, että toimintojen digitalisointi on aidosti johdon eikä vain nuorempien päälliköiden tavoite. Ja sekin pitää osata hyödyntää, että vanhemmilla tekijöillä on vuosien myötä kehittynyt hyvä silmä ehkä juuri sellaisten virheiden ja poikkeamien havaitsemiseen, joita kone ei löydä.
Nykyjärjestelmillä pääsee pitkälle
Taloushallinnon digitalisaatio ei useinkaan tarkoita uusien ohjelmien tai laitteiden hankkimista. Riittää, että opettelee käyttämään olemassa olevia. Suurin osa taloushallinnon järjestelmistä keskustelee esimerkiksi pankin järjestelmien kanssa, mutta tätä ei Martikaisen mukaan läheskään aina hyödynnetä. Vanhalla kunnon excelilläkin saa aikaan paljon enemmän kuin mihin sitä yleensä käytetään.
Tietojärjestelmätoimittajille Martikainen antaa toiveen käytettävyyden kehittämisestä erityisesti loppuasiakasta ajatellen. Liian moni taloushallinnon ohjelmisto on tehty tilitoimiston eikä sen asiakkaan näkökulmasta. Siksi asiakas kantaa tilitoimistoon yhä mappikaupalla paperia.
Martikainen ei usko tilitoimistojen rutiinintyön katoavan vielä seuraavan viiden vuoden aikana, mutta kymmenen hyvinkin. Toisaalta lakimuutokset voisivat mullistaa alaa nopeamminkin. Tämän päivän rutiineista nauttivilla nelivitosilla on joka tapauksessa vielä reippaat 20 vuotta työuraa jäljellä. Kyseessä on iso haaste sekä työntekijälle että hänen työnantajalleen.
Teksti: Katri Isotalo
Alkuperäistä artikkelia ei löydy enää Paltan verkkosivuilta, mutta tässä digimurroksen artikkelissa käsitellään samaa aihetta.
Tutustu sähköiseen taloushallintoon: Sähköinen taloushallinto.