Valelasku tulee sähköpostilla tai kirjepostina

4.9.2017 julkaistun TILIPOSTI & Palkka 2/2017 -lehden artikkeli. Lue koko lehti tästä. Tilaa myös Rantalaisen uutiskirje tästä.

Sähköiseen taloushallintoon kuuluva verkkolaskutus vaikeuttaa valelaskutusta, koska operaattoreiden välisessä liikenteessä sekä laskujen lähettäjän että vastaanottajan pitää olla aina tunnistettavissa. Sen vuoksi valelaskut tulevat yleensä sähköpostilla tai kirjepostina.

– Suomalainen verkkolaskutus perustuu sopimuksiin, jotka ovat osa yritysten taloushallinnon riskienhallintaa, sanoo hallintopäällikkö Pia Saralampi Rantalainen Yhtiöistä.

Hän ei tiedä yhtään valelaskuhuijausta, joka olisi tapahtunut verkkolaskutuksen kautta, vaikka hänellä on jo parinkymmenen vuoden kokemus sähköisestä taloushallinnosta sekä julkiselta että yksityiseltä sektorilta.

Saralammen mukaan valelaskut on usein naamioitu erilaisiin rekistereihin, verkko-osoitetunnuksiin ja medianäkyvyyteen liittyviksi jäsen-, vuosi-, ilmoitus- tai ylläpitomaksuiksi tai laskua muistuttaviksi tarjouksiksi.

– Ulkomaiset valelaskuttajat lähestyvät yrityksiä usein patenttisuojaan, rekistereihin tai ekologisuuteen liittyvillä tekaistuilla laskuilla tai maksukehotuksilla, jolloin alkuperäistä laskua ei ole edes olemassa.

Niin sanotuissa toimitusjohtajahuijauksissa yrityksen henkilöstöä yritetään saada maksamaan valheellinen lasku toimitusjohtajan, muun esimiehen tai työkaverin nimissä lähetetyllä maksukehotuksella.

Saralampi tähdentää, että mitään ei pidä maksaa pelkällä maksukehotuksella.

− Maksaminen edellyttää jo kirjanpitolain mukaan aina alkuperäistä laskua, jossa näkyvät veroerittelyt ja muut arvonlisäverolain edellyttämät laskumerkinnät.

Vastuu ostolaskuista asiakkaalla

Valelaskuttaja saattaa tekeytyä puhelinoperaattoriksi tai hakukoneyhtiöksi, jonka nimi ja lomakkeet muistuttavat erehdyttävästi alkuperäistä yritystä.

Useimmiten huijarien laskuissa ja kehotuksissa on hyvin vähän tietoa ja laskutettavat summat ovat kohtuullisen pieniä. Laskut on voitu myös kirjoittaa huonolla suomella.

Saralampi sanoo, että valelaskuttajien isoja kohderyhmiä ovat uudet sekä suuret yritykset. Ulkomaiset valelaskuttajat lähestyvät etupäässä yrityksiä, joilla on kansainvälistä toimintaa, kuten maahantuontia.

Hyvän hallintotavan mukaan laskuilla pitäisi olla aina vähintään kaksi hyväksyjää. Yleensä pienimmilläkin Rantalaisen asiakkailla laskut kulkevat aina kahden silmäparin eli yrittäjän ja kirjanpitäjän kautta.

Saralampi tiedottaa tietoonsa tulleista valelaskuista Rantalaisen sisällä, jotta kirjanpitäjät osaisivat tunnistaa sellaisen asiakkaidensa aineistosta.

− Toimeksiantosopimuksemme perusteella vastuu ostolaskuista on kuitenkin aina asiakkaalla. Kirjanpitäjämme ovat tarkkoina, mutta heillä ei ole velvollisuutta tarkistaa laskujen sisällön oikeellisuutta, ja he maksavat vain asiakkaan hyväksymät laskut.

Kesä lomatuuraajineen on valelaskujen sesonkiaikaa. Toinen huippu osuu yleensä alkuvuoteen, jolloin huijarit kalastelevat rahaa erilaisten rekistereiden jäsenmaksujen nimissä.

Saralampi kehottaa yrityksiä laittamaan maksuprosessinsa kuntoon. Esimerkiksi laskuja käsittelevien sijaisten pitäisi tietää, kenen toimeksiannosta ostolaskuja voi laittaa maksuun.

Lisätietoja:

Tietoa valelaskutuksesta ja huijauskampanjoista: www.viestintavirasto.fi

Kansainvälisiä huijauslaskuja: www.wipo.int/pct/en/warning/pct_warning.html

Pakolliset laskumerkinnät: www.taloushallintoliitto.fi

Tietoisku: Tunnista ja torppaa valelasku

– Et ole tehnyt sopimusta tai tilausta laskutuksen tai maksukehotuksen aiheena olevasta tavarasta tai palvelusta. Alkuperäistä laskua ei löydy.

– Laskuttajan yhteystiedot ovat puutteelliset eikä laskuttajaan saa mitään yhteyttä.

– Sekään ei takaa vielä mitään, että yrityksellä on kotisivut tai y-tunnus.

– Googleta laskuttajaa. Internetin keskustelupalstoilta löytyy tietoa huijausyrityksistä.

– Epäilyttävän laskun tai sähköpostitse lähetetyn maksuvaatimuksen sisällön voi varmistaa puhelinsoitolla. Soittajan henkilöllisyyden voi varmistaa soittamalla hänelle takaisin esimerkiksi laskuttajan puhelinvaihteen kautta.

– Tee reklamaatio laskun lähettäjälle aina kirjallisena. Pelkkä lasku ei ole saatavan peruste. Laskuttajan pitää pystyä osoittamaan, että lasku perustuu sopimukseen.