Työaikakirjanpito maksaa vaivan

Työaikakirjanpito ei ole vain työnantajan lakisääteinen tehtävä, vaan myös johtamisen väline. Työaikakirjanpito on helppo tapa seurata ylityökertymiä ja työntekijöiden jaksamista.  

Suomessa tehtiin viime vuonna yli 28 000 työsuojelutarkastusta. Työaikakirjanpitoon liittyviä velvoitteita annettiin työnantajille reilussa kymmenessä prosentissa tarkastuksista.

Tyypillisiä epäkohtia ovat puutteelliset tuntikirjaukset kuten se, että ylitöitä ja säännöllistä työaikaa ei ole eritelty.

– Jonkin verran on tapauksia, joissa työaikakirjanpito puuttuu kokonaan tai se ei ole totuudenmukainen. Kirjanpito perustuu esimerkiksi maksettuihin eikä todellisiin tehtyihin tunteihin, sanoo työsuojelutarkastaja Juha Kokkarinen Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastosta.

Hänen mukaansa joillakin työpaikoilla elää myös uskomus, että kun töitä tehdään kiinteällä kuukausi-, urakka- tai provisiopalkalla, työaikoja ei tarvitse kirjata. Kiinteä palkka tai yksittäisinä työpäivinä tehtävä etätyö eivät kuitenkaan vapauta työaikakirjanpidosta.

Kokkarinen sanoo, että työaikakirjanpidon ongelmat eivät keskity joillekin toimialoille. Ennemminkin puutteita työaikakirjauksissa esiintyy pienillä kuin suurilla työnantajilla, joilla on paremmat resurssit järjestää työajan seuranta.

Kokkarinen muistuttaa, että koko työsuojelutoiminta on lähtenyt aikanaan liikkeelle työaikojen valvonnasta.

– Työnantajalla on velvollisuus seurata työntekijöidensä jaksamista, ja työaikakirjanpito on yksi helposti toteutettavissa oleva keino siihen.

Palkkavelat kirjanpitoon

Ylitöiden kerryttäminen ilman valvontaa on taloudellinen riski yrityksille. Korvauskiistassa työntekijä on vahvoilla, jos työpaikalla on puutteellinen työajan seuranta ja työaikakirjanpito.

– Valvontavelvollisuus on työnantajalla. Sen on valvottava vähintään palkanmaksuväleittäin, ettei lakisääteisiä työaikarajoja ja erikseen sovittuja liukumarajoja ylitetä, sanoo Rantalainen-konsernin henkilöstöasioista vastaava integraatio- ja muutosjohtaja Kimmo Martikainen.

Kun ylityöt on esitetty työnantajalle, ne pitäisi kirjata kirjanpitoon, jossa ne näkyvät palkkavelkana ihan samalla tavalla kuin lomapalkkavarauskin. Isojen ylityöpommien kerryttäminen ilman valvontaa saattaa heittää pienen yrityksen tuloksen pakkaselle, jos joku työntekijöistä jättää yllättäen paikkansa ja ylityöt maksetaan hänelle.

– Palkkavelkojen kirjaamatta jättäminen voi johtaa myös perusteettomaan veronmaksuun, kun yrityksen tulos näyttää todellista paremmalta, Martikainen huomauttaa.

Poikkeavat työaikamuodot tuovat vielä oman lisänsä työajan seurantaan: esimerkiksi osa-aikaeläkeläisen työaika kiinnostaa jo eläkeyhtiötäkin. Uuden osittaisen vanhuuseläkkeen rinnalla töitä voi sen sijaan jatkaa entiseen tapaan.

Seuranta yrityksen mukaan

Työsuojelutarkastaja Juha Kokkarinen sanoo, että kustannuslaskenta ja kustannuspaikkaseuranta ovat edistäneet työaikakirjanpidon käyttöönottoa yrityksissä.

– Esimerkiksi rakennusalalla sähköiset työajanseurantajärjestelmät ovat kehittyneet niin paljon, että nykyään työntekijät leimaavat itsensä sisään ja ulos töistä älypuhelimella ja tehdyt tunnit kohdistuvat määrätyille projekteille.

Kimmo Martikainen korostaa, että työajanseuranta ja työaikakirjanpito eivät ole työsuojelurikokselta suojautumisen vaan johtamisen välineitä.

Itse hän pitää yritysjohdon vastuun kannalta tärkeänä varmuutta siitä, että yrityksellä on oikeanlainen työajanseurantajärjestelmä. Samalla järjestelmä on myös keino seurata työntekijöiden kuormittumista ja puuttua siihen ajoissa.

Rantalainen tekee oman työajanseurantansa Kohossa. Se on tuotannonohjausjärjestelmä, joka soveltuu erityisesti konsultointi- ja muihin asiantuntijatehtäviin.

Martikainen kehottaa yrityksiä perehtymään eri työajanseurantaohjelmiin, koska osa niistä on kohdennettu erityisesti jollekin toimialalle omine työajan suunnittelu- ja seurantatyökaluineen ja TES-tulkintoineen.

Rantalainen voi arvioida yhdessä asiakkaansa kanssa työajanseurannan tarvetta ja esimerkiksi sitä, kuinka suuren riskin vaihtelevat työajat muodostavat yritykselle.

– Manuaalinen työajanseuranta toimii joissakin tapauksissa hyvin eikä ole perusteltua lisätä yrityksen hallintoa. Sen sijaan liikkuva työ ja monipuoliset työskentelyajat saattavat puoltaa jo pienemmässäkin yrityksessä mobiilia työajanseurantaa, Martikainen sanoo.

Tietoisku: Kirjanpitoa työajoista ja palkoista

− Tilitoimiston tarjoama palkkakirjanpito tarkoittaa kirjanpitoa maksetuista palkoista. Esimerkiksi liukuvan työajan käyttö ei näy palkkakirjanpidossa, sanoo palvelujohtaja Raija Luostarinen Rantalaisen palkkapalveluista Lahdesta

Palkkakirjanpitoa ei pidä sekoittaa työaikakirjanpitoon, joka on toteutuma yrityksessä tehdystä työajasta. Työvuoroluettelo on puolestaan suunnitelma tehtävästä työajasta.

Luostarinen huomauttaa, että työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen tehtävä, jonka vastuuta se ei voi ulkoistaa kellekään.

– Rangaistus ja muut seuraamukset työaikakirjanpidon laiminlyönneistä tulevat aina työnantajalle.

Tilitoimisto voi kuitenkin auttaa asiakastaan työaikakirjanpidon toteuttamisessa esimerkiksi arvioimalla yhdessä hänen kanssaan erilaisia työajan seurantavaihtoehtoja.

Työaikakirjanpidolle ei ole teknisiä vaatimuksia. Sen voi tehdä myös paperilla tai Excelissä.

Lisätietoja:

www.rantalainen.fi/palvelut/palkanlaskenta/

www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/tyoaika

Työsuojeluviranomaisten valtakunnallinen puhelinneuvonta: 02 9501 6620

4.9.2017 julkaistun TILIPOSTI & Palkka 2/2017 -lehden artikkeli. Lue koko lehti tästä. Tilaa myös Rantalaisen uutiskirje tästä.