Sähköinen taloushallinto syö paperilaskun elintilaa

Yritykset saavat parhaimmillaan jo puolet ostolaskuistaan sähköisinä. Pääkaupunkiseudulla arviolta enää joka kolmas lasku pitää skannata sähköiseen muotoon.

Rantalainen Helsingin toimitusjohtaja Risto Iivonen uskoo, että paperisten ostolaskujen skannauspalvelut ovat katoava välivaihe siirryttäessä sähköiseen taloushallintoon. – Toistaiseksi skannauspalvelua vielä tarvitaan usein silloin, kun yritys ottaa käyttöön ostolaskujen sähköistä kierrätysjärjestelmää ja sen pitää saada kaikki ostolaskut sähköiseen muotoon, hän sanoo.

Iivonen arvioi, että pääkaupunkiseudulla skannattujen laskujen osuus on vähentynyt vuodessa noin 50:stä 35 prosenttiin kaikista laskuista. Muu Suomi tulee tässä hieman pääkaupunkiseudun jäljessä. – Monet pienyrityksetkin ovat viime aikoina joutuneet siirtymään verkkolaskutukseen, kun yhä useammat julkishallinnon toimijat ja isot yritykset yksinkertaisesti kieltäytyvät vastaanottamasta enää muita kuin verkkolaskuja, hän sanoo.

E-kirje massapostituksiin

Periaatteessa laskuja voidaan vielä vastaanottaa kolmella eri tavalla: postitse paperilla, sähköpostilla tai verkkolaskuna. – Laskun voi antaa myös käteen, vaikka näin tapahtuukin yhä harvemmin, Risto Iivonen muistuttaa.

Lähettäjälleen kallein on maapostissa lähetetty paperilasku. Siinä suurimmat kulut syntyvät laskun käsittelystä yrityksessä. – Yksittäisiä laskuissa paperilaskun hintaero muihin laskutusmuotoihin ei ole suuri, mutta kun lähetetään kymmeniä tai satoja laskuja, ero kasvaa jo huomattavaksi, Iivonen sanoo.

Paperilaskua halvempi vaihtoehto on e-kirje. Sen kustannukset syntyvät paljolti taloushallinnon ohjelmistoista, jotka välittävät
palvelua. E-kirjeenä lähetetyn laskun kappalehinta vaihtelee volyymista ja valitusta kuljetusnopeudesta riippuen 80 sentistä hieman yli euroon.

E-kirjeessä sähköisesti luotu lasku tulostetaan Itellan tai jonkin muun palveluntuottajan tulostuspalvelussa, laitetaan kuoreen ja jaetaan. -Lähettäjälle palvelun käyttöönotto on ilmaista ja helppoa, koska laskun tulostuspalvelu kuuluu nykyään vakio-ominaisuutena taloushallinnon ohjelmiin. Rantalaisen käyttämissä taloushallinnon ohjelmistoissa on valmiina tulostuspalvelut, Iivonen sanoo.

Hän sanoo, että e-kirjeen edut tulevat esille erityisesti massalähetyksissä, kun yhdellä napinpainalluksella voi lähettää satoja laskuja kerralla.

Sähköpostilasku ei ole yrityskäytössä aivan tavanomainen. Sitä käyttävät etenkin urheiluseurat ja muut järjestöt kuluttajalaskutuksessa, esimerkiksi jäsenmaksujen keräämisessä, koska se on lähettäjälle ilmainen. – Yritysten välillä sähköposti on vähän hankala vastaanottajalle, koska tämä joutuu yleensä siirtämään laskun tiedot erikseen taloushallinnon ohjelmaan, Iivonen sanoo.

Verkkolasku edullisin

Verkkolasku on vastaanottajalle ylivoimaisesti edullisin laskutusmuoto, koska sähköisestä laskusta vastaanottaja pystyy lukemaan tietoa suoraan taloushallinnon järjestelmäänsä.

Risto Iivosen mukaan verkkolaskun tietosisältöä käytetään vielä vähän hyväksi. Toistaiseksi tietosisällöstä hyödynnetään oikeastaan vain maksatustietoja, vaikka verkkolaskussa voi standardin mukaisesti lähettää suuren määrän tietoa.

Lähettäjälle verkkolasku on nopein, koska se on tavallisesti perillä välittömästi. Se on myös varmin laskutusmuoto, koska järjestelmä antaa virheilmoituksen, jos lasku ei ole mennyt jostain syystä perille. – Maksuaikahan lähtee juoksemaan vasta siitä, kun lasku on vastaanotettu, Iivonen huomauttaa.

Monet massalaskuttajat, kuten matkaviestinoperaattorit ja energiayhtiöt, ovat ruvenneet siivittämään verkkolaskuun siirtymistä veloittamalla yrityksiltä jopa kymmenen euron suuruisia paperilaskulisiä.

Iivonen arvioikin, että parin vuoden kuluttua enää todella harva yritys voi jättää sähköisen laskun kokonaan huomiotta.

Verkkolaskun käyttöönotto vaatii sopimuksen pankin kanssa. Verkkolaskutuksen kustannukset riippuvat operaattoreina toimivista pankeista ja taloushallinnon ohjelmistotaloista, jotka haluavat osansa verkkolaskujen välittämisestä. Hinta vaihtelee muutamista senteistä muutamiin kymmeniin sentteihin laskulta.

Iivonen korostaa, että verkkolasku on joka tapauksessa 50–60 prosenttia halvempi kuin paperilasku. Suurimmat säästöt syntyvät laskun käsittelykuluissa.