Miten taloushallinnon kumppani valitaan?

Tilitoimisto Mikkeli 1

15.9.2015 julkaistun TILIPOSTI & Palkka 3/2015 -lehden artikkeli. Lue koko lehti täältä!

Erilaiset hinnoittelumallit ja palvelusisällöt voivat vaikeuttaa tilitoimistojen tarjousten vertailua. Taloushallintopalveluiden kilpailuttamisesta ei tarvitse silti tulla yrittäjän painajainen.

Tilitoimistomarkkinointi on ollut perinteisesti luottamuskauppaa. Siihen on kuulunut se, ettei potentiaalisiin asiakkaisiin olla aktiivisesti yhteydessä, jollei asiakas ota itse yhteyttä tilitoimistoon.

– Viime vuosina toimialan myynti ja markkinointi ovat kuitenkin muuttuneet aktiivisemman tarjoamisen suuntaan, kun tilitoimistot ovat siirtyneet samaan markkinatodellisuuteen kuin muutkin toimialat, sanoo johtaja Kimmo Martikainen Rantalaiselta.

Hän pitää silti tärkeänä toimialan kannalta, että tilitoimistot suhtautuvat asiakkaisiinsa reilusti.

– Asiakasyritykset ovat hyvin erilaisia ja kaikki asiakkaat eivät osaa syvällisesti talousasioita. Tilitoimiston pitää kyetä arvioimaan, millaisia palveluja ja talousinformaatiota asiakas tarvitsee, jotta hän ei pety odotuksissaan.

Asiantuntija Toni Närväinen Rantalaiselta sanoo, että yleensä yritykset odottavat tilitoimiston perehtyvän hyvin niiden liiketoimintaan. Hänen mielestään tilitoimisto pitäisi valita vähintään yhtä paljon odotetun palvelukokemuksen kuin hinnan perusteella.

– Hinta on vain osa tarjousta. Vähintään yhtä suuri merkitys on sillä, kuinka ammattitaitoisesti, tehokkaasti ja riskittömästi työ tehdään, hän sanoo.

Rantalainen pyrkii palvelujen tuottamisessa kumppanuuteen asiakkaan kanssa. Sitä varten asiakkaan tarpeet kartoitetaan henkilökohtaisessa tapaamisessa ennen tarjouksen tekemistä. Tarjousneuvotteluissa asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua tulevaan kirjanpitäjäänsä ja palkkatoimihenkilöönsä.

Vahvistusta valinnalle

Syynä taloushallintopalveluiden kilpailuttamiseen voi olla pettymys palvelun laatuun tai hintaan. Kimmokkeena voi toimia myös lisääntynyt markkinointi.

Joskus rahoittajat saattavat ohjata yrityksiä asiantuntevammin raportoiviin tilitoimistoihin. Myös pienet vastuuntuntoiset tilitoimistot voivat resurssiensa loppuessa kehottaa kasvavaa asiakastaan vaihtamaan suurempaan toimistoon.

Joillakin yrityksillä konsernisäännöt ja järjestöillä rahoittajat edellyttävät taloushallintopalveluiden kilpailuttamista säännöllisin välein. Lisäksi yritysjärjestelyt, kirjanpidon tai palkanlaskennan ulkoistaminen tai taloushallinnon sähköistäminen voivat johtaa kilpailuttamiseen.

Nykyinen tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan tarjouskilpailuun. Yhteistyötä nykyisen palveluntarjoajan kanssa olisi hyvä jatkaa etenkin taloushallinnon sähköistämisen yhteydessä, jos asiakas on ollut tyytyväinen palveluun.

– Tutun tilitoimiston kanssa siirtymävaihekin sujuu helpommin. Kilpailuttamalla sähköiset palvelut asiakas voi kuitenkin saada lisävahvistusta valinnalleen, Närväinen sanoo.

Aikaa kilpailuttamiseen

Tilitoimistojen kilpailuttamiseen kannattaa varata aikaa riittävästi. Mitä isompi muutos on yritykselle, sitä enemmän aikaa tarvitaan.

Tarjousneuvotteluissa asiakkaan olisi hyvä käydä läpi joitakin keskeisiä asioita ainakin otsikkotasolla. Se helpottaa myös tarjousten vertailua.

Tärkein on tulopuoli. Miten myyntilaskutus ja järjestöillä avustusten maksatus hoidetaan niin, ettei mitään jää vahingossakaan veloittamatta?

Muita tärkeitä osa-alueita ovat ostolaskut ja raportointi verottajalle, arvonlisäverot, vuosi-ilmoitukset ja ennakkoverot. Työnantajan on mietittävä myös henkilökunnan palkkojen laskenta ja maksatus. Yrityksen johtamisen kannalta keskeinen työkalu on sisäisen laskennan raportointi.

Oman palvelukokonaisuutensa muodostavat tilinpäätökset ja oheispalvelut, kuten tilitoimiston tarjoama yhtiöoikeudellinen ja veroneuvonta sekä yrityksen kehittämiseen ja omistusjärjestelyihin liittyvä neuvonta.

Taloushallintoa sähköistäessä kannattaa lisäksi selvittää, voiko tilitoimiston käyttämästä taloushallinnon ohjelmistosta rakentaa rajapintoja yrityksen kassa- tai varastojärjestelmään.

– Jos tilitoimisto käyttää suljettua järjestelmää, asiakkaankin on käytettävä sitä, tai hyväksyttävä manuaalisesti tiedonsiirrosta aiheutuvat lisäkustannukset, Martikainen huomauttaa.

Erilaisia hinnoittelumalleja

Rantalaisen konsernijohtaja Antti Rantalainen sanoo, että Rantalainen hyödyntää toiminnassaan ison tilitoimiston mittakaavaedut osaamisessa ja ohjelmistoissa, mutta palvelee asiakkaita paikallisesti ja henkilökohtaisesti 30 paikkakunnalla ja lähes 40 toimipaikassa.

Rantalaisella on käytössä erilaisia hinnoittelumalleja yrityksen koon ja toimialan mukaan. Niistä asiakkaalle pyritään löytämään kustannus-laatu -suhteeltaan paras ratkaisu. Pienillä yrityksillä kirjanpidon perinteinen hinnoittelumalli on ollut yhdistetty tunti- ja vientiveloitus.

– Hinnoittelu voi perustua myös pelkkään aikaveloitukseen tai sitten tunti- ja vietinveloituksen rinnalla voi olla kiinteähintaisia palveluosioita, kuten tilinpäätös ja veroilmoitus. Hinta voi olla myös kokonaan kiinteä, jolloin kuukausittain laskutetaan sama hinta riippumatta toimenpiteiden määrästä, Närväinen sanoo.

Kirjanpitoa voidaan laatia myös muissa kuin kuukauden jaksoissa asiakkaan arvonlisäveron ilmoitusjaksosta riippuen.

Asiakkaan kannattaa selvittää, onko jokin palveluosio tai esimerkiksi myyntilaskujen tekemiseen varattu työkalu kiinteähintainen vai kappalehinnoiteltu. Mitä kiinteämpi hinta on, sitä helpompi kustannuksia on arvioida etukäteen. Kiinteä hinnoittelu ei kuitenkaan toimi kausiluonteisessa liiketoiminnassa.

Palkkahallinnossa yritykset voivat säästää maksamalla kaikki palkat kerran kuussa. Martikainen sanoo, että tuntipalkkalaisten palkanmaksu kaksi kertaa kuukaudessa on jäänne 1900-luvulta, jolloin ei ollut maksukortteja ja ihmiset tarvitsivat käteistä rahaa elämiseen.

– Useimmat työehtosopimukset mahdollistavat tällaisen paikallisen poikkeaman tuntipalkkalaisten palkanmaksussa, hän sanoo.

Huomioi taloushallinnon kilpailuttamisessa

Hinta

  • Varmista tilitoimiston laskutusperusteista, milloin asiointi tilitoimiston kanssa tulkintaan maksulliseksi konsultoinniksi ja milloin ei.
  • Selvitä laskutusperusteista palveluiden kokonaisvuosikustannukset.
  • Käyttääkö tilitoimisto takautuvaa laskutusta? Laskutetaanko esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä takautuvasti koko tilikautta koskevia sähköposti- ja puhelinkeskusteluja?
  • Miten paperitositteet hinnoitellaan sähköisessä kirjanpidossa?
  • Miten sopimukseen kulumattomat työt hinnoitellaan?

Palvelu

  • Onko yhteyshenkilö tilitoimistossa myynti-ihminen vai voitko asioida suoraan kirjanpitäjän tai palkanlaskijan kanssa? Jos kirjanpitoa tekee useampi ihminen, kuka vastaa kokonaisuudesta
  • Millaista raportointia tilitoimisto pystyy tuottamaan? Pystyykö se tekemään yrityksen ohjaamiseen tarvittavaa sisäistä raportointia? Kuinka moniportaisesti tilitoimisto pystyy käsittelemään yrityksen palkkasummaa?
  • Riittääkö tilitoimiston osaaminen, jos yritys kasvaa tai siinä tehdään omistusjärjestelyjä? Osaako tilitoimisto tehdä konsernitilinpäätöksen?
  • Millaista toimialakohtaista osaamista ja elinkeinoelämän paikallistuntemusta tilitoimistolla on?

Resurssit ja prosessit

  • Varmista, että tilitoimistolla on riittävät henkilöstöresurssit ja varamiesjärjestelmät sekä vastuuvakuutukset.
  • Onko tilitoimistolla dokumentoidut prosessit? Prosesseja voi arvioida kysymällä, miten tilitoimisto on järjestänyt tietoturvan ja miten se varmistaa ja säilyttää aineistoja.
  • Käyttääkö tilitoimisto muillakin toimistoilla käytössä olevaa taloushallinnon ohjelmistoa vai omaa suljettua järjestelmää? Miten yrityksen kassajärjestelmät tai toiminnanohjausjärjestelmät ovat yhdistettävissä tilitoimiston ohjelmaan?
  • Kysy myös tilitoimiston referenssiyritysten ja tuttaviesi palvelukokemuksia.

Opas tilitoimiston valintaan_taloushallinnon kumppani